Abstrakt
Práce s dokumenty je činnost, kterou se musí zabývat každá organizace. U veřejných institucí, mezi které patří i školy, tvoří zpracování dokumentů jednu z hlavních částí administrativy, která bývá často nákladná, zejména díky neustálému zdražování provozovatele poštovních služeb (např. listovních zásilek).
V posledních letech se proto stále více řeší ve veřejném sektoru zefektivnění a zlevnění těchto administrativních procesů. Díky elektronizaci veřejné správy přechází veřejné instituce (včetně škol) na elektronické doručování dokumentů datovou schránkou, které je pro orgány veřejné moci zdarma.
Agenda zabývající se odbornou správou dokumentů se nazývá spisová služba, a školy ji musí až na výjimky vést povinně. Nastoluje pořádek ve správě dokumentů, a hlavně jej udržuje napříč celou organizací a po celou dobu životního cyklu dokumentu.
Tento cyklus představuje soubor činností souvisejících se vznikem dokumentů, jejich zpracováním a ukládáním a trvá od doručení/vytvoření dokumentu až po jeho vyřazení z organizace (zahrnuje příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení). Díky spisové službě je možno doložit celou historii dokumentu a tím i jeho pravost.
Odborná správa dokumentů ve školách probíhá na rozdíl od úřadů specificky, což vyplývá z jejich postavení mezi ostatními orgány veřejné moci.